(+84) 463.28.7979

Hàm Vlookup trong Excel 2010


VLOOKUP là một trong những Hàm hữu ích nhất của Excel và nó cũng là một trong số hàm khó hiểu nhất. Trong bài viết này, chúng tôi làm sáng tỏ VLOOKUP bằng cách sử dụng một ví dụ thực tế trong cuộc sống. Chúng tôi sẽ tạo ra một mẫu hóa đơn có thể sử dụng cho một công ty hư cấu.

VLOOKUP là gì? Vâng, tất nhiên nó là một hàm của Excel. Bài viết này sẽ giả định rằng người đọc đã có một sự hiểu biết qua các hàm của Excel và có thể sử dụng các hàm cơ bản như SUM, AVERAGE TODAY. Sử dụng phổ biến nhất của VLOOKUP là một hàm cơ sở dữ liệu, có nghĩa là nó hoạt động với các bảng cơ sở dữ liệu – hoặc đơn giản hơn, danh sách những thứ trong một bảng tính Excel. Bạn có thể có một bảng tính có chứa một danh sách các nhân viên hoặc các sản phẩm hoặc khách hàng hoặc đĩa CD trong bộ sưu tập đĩa CD của bạn. Nó không thực sự quan trọng.

Dưới đây là một ví dụ về một danh sách, hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này đó là một danh sách các sản phẩm mà công ty hư cấu của chúng tôi bán:

Vlookup_excel_

Thông thường, danh sách như thế này có một số loại định danh duy nhất cho mỗi mục trong danh sách. Trong trường hợp này, cácđịnh danh duy nhất trong cột “Item Code“.

Lưu ý: Đối với chức năng VLOOKUP để làm việc với một cơ sở dữ liệu/danh sách, danh sách đó phải có một cột có chứa các định danh duy nhất (hoặc “key”, hoặc “ID”), và cột phải là cột đầu tiên trong bảng. Cơ sở dữ liệu mẫu của chúng tôiở trên đáp ứng tiêu chí này.

Phần khó nhất của việc sử dụng VLOOKUP là sự hiểu biết chính xác những gì nó cho. Vì vậy, chúng ta hãy xem nếu chúng ta có thể nhận được rõ ràng đầu tiên:

VLOOKUP lấythông tin từ một cơ sở dữ liệu/danh sách dựa trên một trường hợp cung cấp định danh duy nhất.

Nói cách khác, nếu bạn đặt các chức năng VLOOKUP vào một ô và đi qua nó một trong định những danh duy nhất từ cơ sở dữ liệu của bạn, nó sẽ trả lại cho bạn một trong những mẩu thông tin có liên quan với định danh duy nhất. Trong ví dụ trên, bạn sẽ đi qua một Item code VLOOKUP và nó sẽ trả lại cho bạn hoặc các mục tương ứng với mô tả, giá của nó, hoặc sẵn có của nó (số lượng”In stock”). Các mảnh của thông tin nó sẽ vượt qua bạn? Vâng, bạn có thể quyết định điều này khi bạn đang tạo ra công thức.

Nếu tất cả những gì bạn cần là một phần của thông tin từ cơ sở dữ liệu, nó sẽ có rất nhiều khó khăn để đi đến xây dựng một công thức với một chức năng VLOOKUP trong đó. Thông thường bạn sẽ sử dụng loại hàm trong một bảng tính tái sử dụng, chẳng hạn như một bản mẫu. Mỗi khi ai đó nhập vào một mã số hàng hợp lệ, hệ thống sẽ lấy tất cả các thông tin cần thiết về các mục tương ứng.

Hãy tạo ra một ví dụ về điều này: Một mẫu hóa đơn mà chúng ta có thể tái sử dụng trong công ty hư cấu của chúng tôi.

Khởi động Excel

… Và chúng tôi tạo ra cho mình một hóa đơn trống:

Đây là cách nó là sẽ làm việc: Người sử dụng mẫu hoá đơn sẽđ iền vào một loạt mã hàng trong cột “A”, và hệ thống sẽ lấy phần mô tả của mỗi mặt hàng và giá cả, mà nó sẽ được sử dụng để tính toán tại dòng tổng cho mỗi mục (giả sử chúng ta nhập một số lượng hợp lệ).

Đối với mục đích của ví dụ đơn giản, chúng tôi sẽ xác định vị trí cơ sở dữ liệu sản phẩm trên một tờ riêng biệt trong cùng một bảng tính:

Trong thực tế, đó là khả năng cơ sở dữ liệu sản phẩm này sẽ nằm trong một bảng tính riêng biệt. Nó làm cho sự khác biệt nhỏ của Hàm VLOOKUP, mà không thực sự quan tâm nếu cơ sở dữ liệu nằm trên cùng một bảng, một tờ khác nhau, hoặc một bảng tính hoàn toàn khác nhau.

Để kiểm tra hàm VLOOKUP chúng tôi đang viết, trước tiên chúng ta nhập mã mục hợp lệ vào ô A11:

Tiếp theo, chúng tôi di chuyển ô hoạt động đến ô mà chúng tôi muốn thông tin được lấy ra từ cơ sở dữ liệu bằng VLOOKUP để được lưu trữ. Thật thú vị, đây là bước mà hầu hết mọi người gặp vấn đề. Để giải thích thêm: Chúng tôi đang tạo ra một công thức VLOOKUP sẽ lấy phần mô tả tương ứng với mã sản phẩm trong ô A11. Chúng ta muốn phần mô tả này đặt khi chúng tôi nhận được nó? Trong ô B11, tất nhiên. Vì vậy, đó là nơi mà chúng tôi viết công thức VLOOKUP trong ô B11.

Lựa chọn ô B11:

Chúng ta cần phải xác định vị trí trong danh sách của tất cả các hàm có sẵn mà Excelc ung cấp,để chúng ta có thể chọn VLOOKUP và nhận được một số trợ giúp trong việc hoàn thành hàm. Điều này được tìm thấy bằng cách nhấn vào tab Formulas và sau đó nhấp vào Insert Function:

Hộp sẽ xuất hiện cho phép chúng ta chọn bất kỳ hàm có sẵn trong Excel. Để tìm thấy một trong số Hàm chúng tôi đang tìm kiếm, chúng ta có thể loại một thuật ngữ tìm kiếm như “tra cứu” (bởi vì hàm chúng tôi đang quan tâm đến là một hàm tra cứu). Hệ thống sẽ trả lại cho chúng ta một danh sách của tất cả các hàm tra cứu liên quan đến Excel. VLOOKUP là một trong những hàm thứ hai trong danh sách. Chọn nó nhấp OK…

Hộp Function Arguments xuất hiện, nhắc chúng tôi để tất cả các đối số hoặc các thông số cần thiết để hoàn thành Hàm VLOOKUP. Bạn có thể suy nghĩ ô này như hàm là hỏi các câu hỏi sau:

  • Định danh duy nhất bạn tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu?
  • Cơ sở dữ liệu ở đâu?
  • Những mảnh thông tin từ cơ sở dữ liệu, liên kết với định danh duy nhất, bạn muốn có lấy cho bạn?

Ba đối số đầu tiên được in đậm, cho thấy rằng chúng là đối số bắt buộc (Hàm VLOOKUP sẽ không đầy đủ mà khi không có chúng và sẽ không trả về mộtgiá trị hợp lệ). Đối số thứ tư là không đậm, có nghĩa là nó là tùy chọn:

Chúng tôi sẽ hoàn thành các đối số theo thứ tự,trên xuống dưới.

Các tham số đầu tiên chúng ta cầnđể hoàn thànhlà tham số Lookup_value. Hàm cần chúng để cho nó nơi để tìm định danh duy nhất (Item code trong trường hợp này) rằng nó phải được trả về mô tả. Chúng ta phải chọn mã mặt hàng chúng tôiđã nhập trước đó là ô (A11).

Nhấp chuột vào biểu tượng chọn ở bên phải của đối số đầu tiên:

Sau đó click vào ô chứa Item code (A11) và nhấn Enter:

Giá trị ô (A11) đã được chèn vào đối số đầu tiên.

Bây giờ chúng tôi nhập giá trị của đối số Table_array. Nói cách khác, chúng tôi cần nói VLOOKUP nơi để tìmcơ sở dữ liệu/danh sách. Nhấp chuột vào biểu tượng chọn bên cạnh đối số thứ hai:

Bây giờ xác định vị trícơ sở dữ liệu/danhsáchvà chọntoàn bộ danh sách không bao gồm dòng tiêu đề. Cơ sở dữ liệu nằm trên một bảng tính riêng biệt, vì vậy trước tiên chúng ta click vào tab bảng tính đó:

Sau đó chúng ta lựa chọn toàn bộ bảng tính, không bao gồm dòng tiêu đề:

… Và nhấn Enter. Phạm vi của các ô đại diện cho cơ sở dữ liệu (trong trường hợp này là “Product Database’!A2:D7“) được nhập tự động cho chúng ta vào đối số thứ hai.

Bây giờ chúng ta cần phải nhập đối số thứ ba col_index_num. Chúng ta sử dụng đối số này để chỉ định VLOOKUP mảnh thông tin từ cơ sở dữ liệu, kết hợp với mã số mặt hàng của chúng tôi có trong ô (A11), chúng tôi muốn trả lại chochúng tôi. Trong ví dụ này, chúng tôi mong muốn có phần mô tả của sản phẩm trả lại cho chúng tôi. Nếu bạn nhìn vào bảng cơ sở dữ liệu, bạn sẽ nhận thấy rằng cột “Description” là cột thứ hai trong cơ sở dữ liệu. Điều này có nghĩa rằng chúng ta phải nhập một giá trị”2″ vào hộp col_index_num:

Điều quan trọng là cần lưu ý rằng chúng ta không đi nhập”2″ ở đây bởi vì cột Description” trong cột B trên bảng tính đó. Nếucơ sở dữ liệu đã xảy ra để bắt đầu trong cột K của bảng, chúng tôi vẫn sẽ nhập”2″ trong trường này.

Cuối cùng, chúng ta cần phải quyết định xem có nên nhập vào một giá trị vào tham số VLOOKUP cuối cùng, range_lookup. Đối số này cần phải có một giá trị đúng hay sai hoặc nó sẽ được để trống. Khi sử dụng VLOOKUP với cơ sở dữ liệu (như là đúng 90% thời gian), sau đó là cách để quyết định những gì để đưa vào đối số này có thể được nghĩ như sau:

  • Nếu cột đầu tiên củacơ sở dữ liệu(cộtcó chứa định danh duy nhất) được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái/số thứ tự tăng dần, sau đónó có thể nhập một giá trị true vào đối số này hoặc để trống.
  • Nếu cột đầu tiên của cơ sở dữ liệu không được sắp xếp, hoặc sắp xếp theo thứ tự giảm dần, sau đó bạn phải nhập một giá trị của là sai vào đối số này.
Pages: 1 2

One comment
  1. tu bep

    April 9, 2013 at 6:43 am

    Cam on nhieu

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>